Jak przetwarzamy dane kandydatów do wolontariatu?

1. Kto jest administratorem danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Stowarzyszenie Dom Gryzoni, które prowadzi obsługę zgłoszeń kandydatów w serwisie „Szczecin dla zwierząt”. W sprawach związanych z danymi osobowymi i realizacją Twoich praw napisz na kontakt@zwierzeta.szczecin.pl.

2. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

Na podstawie Twojej dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) przyjmujemy zgłoszenie, weryfikujemy adres e-mail, sprawdzamy jego treść, przygotowujemy profil widoczny dla uprawnionych organizacji i wysyłamy Ci ewentualne zaproszenia do wolontariatu. Nie wykorzystujemy zgłoszenia do wysyłania reklam i niezwiązanych z nim wiadomości.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez wymaganych informacji oraz zgody nie możemy umieścić zgłoszenia w systemie. Samo wysłanie formularza nie oznacza przyjęcia na wolontariat ani zawarcia porozumienia z organizacją.

3. Jakie dane zbieramy?

Imię, nazwisko, wiek, e-mail, wybrane grupy zwierząt, dyspozycyjność, podaną miejscowość i treść wypowiedzi „O sobie”. Rejestrujemy również datę i wersję udzielonej zgody oraz fakt potwierdzenia adresu e-mail. Zapisujemy historię zaproszeń wysyłanych przez organizacje.

Nie wpisuj w swobodnym opisie numerów telefonu, dokładnego adresu, numeru dokumentu, danych dotyczących zdrowia ani innych informacji, które nie są potrzebne do znalezienia wolontariatu.

4. Kto zobaczy Twoje zgłoszenie?

Pełne zgłoszenie mogą zobaczyć wyłącznie osoby upoważnione do jego obsługi przez Stowarzyszenie Dom Gryzoni. Po sprawdzeniu wpisu zalogowane organizacje korzystające z katalogu mogą zobaczyć ograniczony profil: wiek, wybrane zwierzęta, dyspozycyjność, przybliżoną lokalizację i opis przygotowany przez administratora. Nie pokazujemy im imienia, nazwiska, prywatnego opisu ani adresu e-mail.

Profil bez imienia i nazwiska nie gwarantuje pełnej anonimowości - czasem zestaw informacji może pozwolić komuś domyślić się, o kogo chodzi. Dlatego sprawdzamy opisy ręcznie, zanim staną się widoczne. Zaproszenia organizacji przesyłamy na Twój e-mail przez nasz system. Dopiero Ty decydujesz, czy skontaktować się z organizacją i ujawnić jej swoje dane.

W zakresie niezbędnym do działania strony dane mogą być przetwarzane również przez dostawców hostingu, infrastruktury i usług pocztowych działających dla administratora oraz udostępnione uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy prawa.

5. Jak długo przechowujemy zgłoszenie?

Zgłoszenie wraz z historią zaproszeń przechowujemy maksymalnie 6 miesięcy od jego wysłania lub krócej, jeśli wcześniej wycofasz zgodę. Zgłoszenia, dla których nie potwierdzono adresu e-mail, usuwamy po 7 dniach od ostatniej wysyłki potwierdzenia. Usuwanie według tych terminów wykonuje automatyczne zadanie serwera.

6. Jakie masz prawa?

Masz prawo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a w odpowiednich przypadkach także przenoszenia danych. Możesz w dowolnej chwili wycofać zgodę, nie podając powodu. Nie zmienia to zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania na podstawie udzielonej zgody.

Po zapisaniu zgłoszenia otrzymasz e-mail z prywatnym linkiem pozwalającym samodzielnie je usunąć. Możesz też zgłosić takie żądanie na kontakt@zwierzeta.szczecin.pl. Przed udostępnieniem danych lub wprowadzeniem zmian możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.

Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

7. Czy system automatycznie podejmuje decyzje?

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Kategorie zwierząt i dyspozycyjność służą filtrowaniu zgłoszeń. Administrator ręcznie ocenia opis przed udostępnieniem go organizacjom.

8. Kandydaci niepełnoletni

Formularz przyjmuje zgłoszenia od osób, które ukończyły 16 lat. Zgłoszenie przez stronę nie zastępuje wymaganej zgody rodzica lub opiekuna prawnego na wykonywanie wolontariatu, jeżeli jest ona wymagana. Formalności przed rozpoczęciem pracy ustala organizacja zapraszająca.